Как выбрать оборудование для конференц-зала под формат и аудиторию

Всё большее количество мероприятий проходит в формате видеоконференций. Деловые встречи, совещания, онлайн-лекции, консультации, судебные заседания предусматривают дистанционное участие сторон. Эффективность встреч и совещаний напрямую зависит от оборудования, и неправильный выбор техники для видеоконференций может помешать работе и снизить продуктивность.

Виды конференц-залов, форматы встреч

Конференц-зал — помещение, оборудованное для проведения различных мероприятий. Их организуют в офисах, бизнес-центрах, отелях. Размер выбирают с учётом масштаба мероприятия, количества участников, важна оптимизация конференц-залов под аудиторию.

Широко распространены видеоконференции с удалёнными участниками. Их проводят в формате персональной беседы — видеозвонка между двумя и более участниками. Групповая встреча предусматривает любое количество участников, применяется для организации деловых встреч, совещаний, совместной работы над проектами, вебинаров и выступлений.

Важно правильно выбрать оборудование и технологии для офисных совещаний, чтобы обеспечить качественное отображение звука, визуальной информации для всех участников. Для проведения обычной беседы достаточно установить приложение на смартфон, онлайн-форум с большим количеством участников потребует профессиональной аппаратуры.

Основные категории оборудования для конференц-зала

Перед тем, как обустроить переговорную, необходимо определиться с назначением помещения — количеством участников, типом мероприятий. Перечень оборудования включает:

1. Видеооборудование. Дисплей — это высокое разрешение, отличное качество изображения, реалистичность, детализация. Интерактивные дисплеи могут интегрировать функции дополненной и виртуальной реальности. Видеостены воспроизводят изображения из различных источников, проекторы показывают динамические и статические сюжеты, некоторые модели работают в 3D режиме. Камерами оснащают небольшие переговорные.
2. Аудиооборудование. Чтобы участники конференции хорошо слышали друг друга, необходима качественная система звукового сопровождения. До небольшого помещения достаточно спикерфона со встроенным динамиком и микрофоном. Для просторного зала понадобятся микрофоны и широкополосные динамики. Их размещают на стенах или монтируют в потолок. Узконаправленные микрофоны используют при проведении вебинара, широконаправленные — масштабного мероприятия. Чтобы настроить звук, нужно использовать оборудование для эхо- и шумоподавления.
3. Системы управления. Управлять видеоконференцией можно с использованием пультов, планшетов, программного обеспечения. Онлайн-платформы обеспечивают качественные видео и звук, совместную работу, безопасность, масштабируемость, интеграцию видеоконференций и техники.
4. Подключение устройств. Чтобы подключить ноутбук в рамках концепции BYOD, применяют беспроводные презентационные системы. Контент с личных устройств можно передать на большой экран по беспроводной связи.
5. Совместимость с видеоплатформами. Существует несколько платформ для видеоконференций: Zoom, Microsoft Teams, Webex by Cisco, RingCentral Video, MyMeet. При выборе необходимо протестировать несколько вариантов.
6. Для оборудования конференц-зала понадобится сетевое оборудование: коммутационные кабели, Wi-Fi, VLAN, QoS для обеспечения взаимодействия между участниками.

При проведении мероприятия большое значение уделяет информационной безопасности, повышают звукоизоляцию помещения, принимают меры по исключению возможности считывания речевой и визуальной информации.

Ключевые факторы при выборе оборудования

При выборе оборудования учитывают особенности помещения, формат мероприятия, требования к звучанию и отображению видео, качество интернет-связи.

Как выбрать оборудование для переговорной, что нужно учитывать:

• размер зала и число участников;
• тип встреч — презентации, видеоконференции, лекции;
• уровень автоматизации и интеграции с другими системами;
• бюджет и соотношение цена/качество;
• масштабируемость и возможность модернизации в будущем.

Анализ этой информации поможет избежать ошибок при выборе оборудования. Недооценка мощности звукового оборудования приводит к слабому звуку, искажению сигнала. Необходимо закладывать запас мощности. Если неправильно установить колонки, в зале будет неравномерный звук. Нельзя игнорировать направленность колонок, звук не должен быть направлен в потолок или в спину слушателям.

При выборе проектора нужно учитывать размеры помещения, освещённость, проекционное соотношение. Желательно приобретать единую экосистему, чтобы не возникли проблемы с интеграцией. Затрудняют проведение мероприятий отсутствие удобного интерфейса, невозможность подключения личных устройств участников.

ИТ-аутсорсинговая компания SkyDynamics занимается установкой видеоконференцсвязи в Рязани и по всей Рязанской области. Оставьте заявку на сайте, мы проведём аудит инфраструктуры, разработаем техническое задание с учётом корпоративных требований.

Подберём оборудование, доставим, установим в согласованные сроки. Предлагаем сервисное обслуживание и гарантийную поддержку. Правильный выбор оборудования повышает продуктивность встреч и снижает риски сбоев.